Тайм-менеджмент — это не про «оседлать время» и растянуть сутки до 30 часов, а про делегирование, приоритеты и навык жонглировать делами так, чтобы родная мать, жена и рыбка не забыли, как вы выглядите. Выбрали четыре метода, которые помогут оптимизироваться в потоке задач и не перегореть. От простых до хардовых.
SETTERS
Баннер "Гид по тайм-менеджменту"
Привет, диджиталы!
Тайм-менеджмент — это не про «оседлать время» и растянуть сутки до 30 часов, а про делегирование, приоритеты и навык жонглировать делами так, чтобы родная мать, жена и рыбка не забыли, как вы выглядите. Выбрали четыре метода, которые помогут оптимизироваться в потоке задач и не перегореть. От простых до хардовых.
01
Метод Forest
Уровень сложности: ⭐️
Для кого: для всех, кого атакуют «важные» пуши
Представим, что вы редактор и вот ваш список дел на пятницу:
  • написать рассылку про тайм-менеджменту — 2 часа;
  • отредактировать текст на понедельник — 3 часа;
  • составить контент-план на следующую неделю — 2 часа.
Вы расчистили пятницу от асапов и созвонов, чтобы уложиться до семи вечера, закрыть хвосты и влететь в выходные. Открыли гуглдок, начали писать. И тут:
  • пуш от коллеги: «Я исправил текст. Посмотришь?»
  • пуш от друга: «Завтра мы едем в Сосновку и ты с нами. Сейчас от тебя срочно нужно...»
  • 6574857 пушей в чатах: «Смотрите, какой кейс!», «Смотрите, какой кринж!», «Мир захватили андроиды!!»
Даже если вы переключались только между рабочими задачами, новостями, и совсем немного тиктоками, сконцентрироваться на основных делах невозможно.
Почему? Потому что после каждого пуша мозгу нужно еще 23 минуты, чтобы снова погрузиться в задачу. А значит ваше идеальное планирование съехало.
Что делать?
Вариант для беззаботных: сдвинуть все на выходные. А лучше на понедельник.
Вариант для джедаев: замьютить все чаты, включить режим «Не беспокоить» и на сутки удалить тикток.
Вариант для остальных: выращивать деревья в приложении Forest.
Как это работает: вы ставите таймер и откладываете телефон. Не будете брать его в руки Х минут — вырастет дерево. Сорветесь на пару секунд — получите немного эмоционального давления: «Вернитесь в приложение, иначе дерево погибнет!». Сорветесь окончательно — останется голый ствол. Ад перфекциониста.
Концентрироваться на задаче по 2-3 часа бывает сложно, но если разбить ее на комфортные для вас блоки с короткими перерывами, метод рабочий. С помощью него, например, была написана эта рассылка.
В чем еще плюс системы: все ваши деревья (как выращенные, так и погибшие) остаются на виртуальном поле. Это помогает визуализировать личный прогресс — приятно в конце недели или года посмотреть, что вы не только задачи закрывали, но и целый лесок вырастили.
02
Метод канбан-досок
Уровень сложности: ⭐️ ⭐️
Для кого: для всех, кому нужно управлять задачами на разных стадиях выполнения.
Представим другую ситуацию: у вас есть куча дел на неделю. Что-то вы начали еще на прошлой, что-то упало от руководителя сегодня, что-то готово, но нужно до пятницы согласовать. Визуализировать задачи и процессы удобно с помощью канбан-доски. В ней можно разбить все, например, на такие категории:
  • надо сделать — сюда вынести приоритеты на неделю
  • в работе
  • на согласование
  • готово
По мере выполнения задач вы передвигаете их из категории в категорию — а общая картина помогает чувствовать себя спокойнее и держать все под контролем.
Собрать канбан-доску можно в Trello или Notion — здесь удобно назначать ответственных, ставить дедлайны, прикреплять ссылки и комментарии и фильтровать все тегами. Например, куда вы будете постить материал, какой инфоповод подсвечиваете или какая это рубрика.
03
Метод GTD
Уровень сложности: ⭐️ ⭐️ ⭐️
Для кого: для всех, кто хочет освободить оперативную память в своей голове.
Когда мы пытаемся удержать в голове сотню дел, продуктивность падает — потому что ум постоянно отвлекается на мысли о нерешенных проблемах. Списки могут превратиться в бардак, поэтому им нужна система. Дэвид Аллен предлагает завести четыре категории:
  • срочные задачи;
  • долгосрочные проекты;
  • несрочные дела;
  • календарь с задачами, привязанными ко времени.
Поток дел автор называет рутиной, все списки задач — «входящими», и предлагает разбирать их по следующей схеме:
Главных советов в этой системе пять:
Совет 1. Календарь должен быть святыней. Если вы что-то записали в него, то должны закрыть задачу в срок или вообще отказаться от ее выполнения. Изменения можно вносить только если деловую встречу перенесли, все остальное — от лукавого.
Совет 2. Выполняйте двухминутные дела сразу же, чтобы лавина мелких проблем не унесла вас в бухту прокрастинаторов. Бонус: бодро сделав кучу небольших дел, вы будете чувствовать подъем мотивации и сил.
Совет 3. Дополнительно можно завести список с делегированными задачами, чтобы не забыть, кому что поручил (или использовать системы вроде Bitrix).
Совет 4. Хорошо бы иметь папку со справочными материалами, которые могут пригодиться в работе: списки, статьи, видео, книги. Так у вас будет личная база знаний.
Совет 5. Заведите список «Когда-нибудь» для своих творческих и личных желаний: от заплыва с дельфинами до курсов по хьюман дизайну. Когда выдастся свободная минута, вы не растеряетесь и займетесь тем, о чем давно мечтали.
Как управляться с проектами
  1. Составьте полный список проектов (не пугайтесь, мы уже были на этой ступени, когда категоризировали дела).
  2. Поместите все материалы по проекту в одну систему: в тот же Trello или Notion.
  3. Введите список «следующие действия» и категоризируйте его, как удобно. Можно разбить задачи по трем группам:
  • зависят от времени: например, «позвонить клиенту в 10:00». Сразу добавьте их календарь;
  • зависят от обстоятельств: буду у компа — сделаю;
  • связаны с ресурсами: будут силы — решу.
Каждый день начинайте со списков в таком порядке:
  1. Задачи в календаре: сделайте упор на дела, привязанные ко времени;
  2. Задачи, которые нужно выполнить в определенных обстоятельствах — чтобы не упустить возможности.

И главное — чтобы действовать эффективно, каждую задачу стоит проверить тремя вопросами:

  1. Что это значит для меня?
  2. Каких результатов я хочу достичь в данной сфере?
  3. Какой следующий шаг на пути к их достижению?
Прежде чем вы уйдете планировать делишки, есть важный вопрос. Почти год мы пилим в блог SETTERS статьи, интервьюхи и тесты — но не знаем, удобно ли вам их читать.

Посему собрали короткий опрос о том, что вам нравится в блоге, что бесит, какие видели баги и что хочется докрутить. По ссылке оставили четыре вопроса про функционал.
Ты всегда можешь отписаться здесь.
Но помни: каждый раз, когда ты об этом думаешь, в мире грустит одна редакция.

2021 © ООО «СЕТТЕРС»