| Пандемия заставила всех уйти в онлайн — время оборудовать хоум-офисы. Какие инструменты нужны, чтобы перейти на удалёнку без боли и потери эффективности, рассказали в письме.
| |
| | Пандемия заставила всех уйти в онлайн — время оборудовать хоум-офисы. Какие инструменты нужны, чтобы перейти на удалёнку без боли и потери эффективности, рассказали в письме.
| |
| | Шаг первый: установите правила
| |
| | Работать в пижаме и не залипать в карантинных чатиках — это для сильных духом. Поэтому заранее пропишите чёткую схему работы: как часто проверять мессенджеры, когда созваниваться, где отписываться по задачам. Это оптимизирует процесс и помогает держать в голове общую картину и статусы.
| |
| | Что должно быть в правилах
| |
| - Время, в которое нужно быть на связи.
- Сервисы и программы, где ведётся работа: например, Asana для задач, Google Drive для файлов, Hangouts для созвонов.
- Правила работы в программах. Например: «Как только закрыли задачу, обновляйте статус и отписывайтесь в комментариях».
- Правила онлайн-общения и созвонов: как часто проверять мессенджеры, когда можно звонить, нужно ли скидывать в чат план на день.
| |
| | Правила могут выглядеть так:
| |
| | Команда, привет!
1. На удалёнке работаем в том же режиме: с 10 до 19 с часовым перерывом на обед.
2. Все файлы создаём и храним на Google Drive.
3. Не забываем обновлять статусы по задачам в «Битриксе» и отписываться об апдейтах — так мы не запутаемся и не провафлим дедлайны.
4. Созвоны проводим в Zoom, резюме фиксируем письменно в чате.
5. По пятницам в 18:00 собираем общую онлайн-летучку. | |
| | Шаг второй: создайте онлайн-офис
| |
| | Собраться в переговорке, раскидать задачи и дать апдейты на понедельничном собрании — вся офисная движуха тоже идёт в онлайн. Вот программы, которые точно пригодятся.
| |
| Сервисы удалённого доступа. Так вы сможете доставать файлы с рабочего компьютера, а айтишники — ставить программки на домашний ноут и разруливать техпроблемы. TeamViewer будет удобнее всего. | |
| Сервисы для управления проектами. В них вы ставите задачи, контролите статусы, дедлайны и ответственных. Это может быть простой таск-менеджер, онлайн-доска или целая CRM для работы с клиентами — мы как раз делали обзор 10 самых удобных сервисов. | |
| Мессенджеры. Большой команде нужно что-то помощнее чата в Telegram. Например, Slack. Сюда можно добавить всех сотрудников, а потом разбить внутреннее пространство на каналы — по отделам или проектам, чтобы не путаться в чатах. Тут же можно общаться с заказчиками. В бесплатной версии есть ограничение по звонкам и поиск работает только по 10 000 сообщений — в остальном этого тарифа достаточно для команды покрупнее. | |
| | Приложения для видеоконференций. Они работают как онлайн-переговорки для собраний, брейнстормингов и всех задач, которые удобнее решать устно. Да и вообще, от молчаливой переписки случаются депрессивные эпизоды, а тут друллеги машут в камеру. Вот самые приятные сервисы:
| |
| - Zoom — он работает лучше «Скайпа» и не съедает так много оперативной памяти. В бесплатной версии можно собрать до 100 человек на 40 минут, безлимитка стоит $14,99 в месяц. Тут удобный вход по ссылке, есть демонстрация экрана, можно разом отключать все микрофоны, а ещё менять задний фон, если вы слишком на домашнем, — вот фоны для зума от SETTERS.
| |
| - Hangouts Meet — через него удобно вести переговоры: достаточно прислать клиенту или партнёру ссылку на конференцию, а подключиться можно просто через браузер. Из-за пандемии Hangouts Meet разблокировал полный функционал до 1 июля 2020 года. Это 250 участников в видеозвонке, стримы для 100 000 зрителей, запись и дроп на Google Drive.
- Если по работе вы общаетесь в Slack, в приложении тоже есть функция общих видеосозвонов. Платная версия позволяет собираться по 15 человек и одновременно вместе пользоваться экраном. Плюс Slack можно интегрировать с другими сервисами: тем же Zoom или стариной «Скайпом».
| |
| | Облачные хранилища. На удалёнке ничто не может зависать на домашних компьютерах: у всей команды должен быть доступ к файлам в случае асапа. Если у компании нет своего хранилища, подойдут расширенные версии от Google, «Яндекса» или Dropbox:
| |
| | Тайм-трекеры. Они контролят часы, которые сотрудник тратит на задачу. Так и команде проще самоорганизоваться, и боссу понять, сколько времени уходит на конкретного клиента. Эти самые удобные:
| |
| - Clockify — бесплатный трекер с классным функционалом: внутри есть таймер, настраиваемое расписание, можно выставлять почасовые ставки, отслеживать таймлайны сотрудников и ещё кучу всего.
- Toggl — простейший трекер: жмёте на «Старт», когда взяли задачу, потом ставите на паузу или завершаете. Временную разбивку выводит в графиках, в бесплатной версии можно смотреть только за неделю.
- Timely — программа автоматически генерирует отчёты по всей работе за компьютером. Её можно подключить к Trello, Asana или Todoist, и она будет сама заполнять таймлайн. Подписка стоит от $39 в месяц.
| |
| Что ещё может пригодиться:
- Онлайн-календари, чтобы не забывать про созвоны. Завести общий можно в G Suite или Office 365.
- Заметки, чтобы шерить резюме встреч или вместе дорабатывать идеи. Удобно в Notion, OneNote или Evernote.
- Интеллектуальные карты, чтобы вместе строить диаграммы, схемы, customer journey map и пр. Подойдут Miro, MindMeister, MindMup и XMind.
| |
| | Главное — держите связь с друллегами и контролируйте количество чашек вокруг себя.
До связи!
| |
| | | Ты всегда можешь отписаться здесь. Но помни: каждый раз, когда ты об этом думаешь, в мире грустит одна редакция. 2020 © ООО «СЕТТЕРС» | |
| |
