Как общаться с коллегами в интернете и не прослыть чудаком

Привет, дигиталы!

В школе правила хорошего тона для чатов и созвонов не преподают — а это уберегло бы мир от бесячих голосовух, хаоса в сообщениях, потерянных задач и техно на общем собрании в зуме.

Рассказываем, как правильно общаться по работе в почте, мессенджерах и по видеосвязи. Шерьте по коллегам, коллеги.

Правила рабочей переписки

В письме можно озвучить проблему, зафиксировать результаты встречи, скинуть материалы, распределить задачи. В письме нельзя что-то обсуждать или придумывать, жаловаться на жизнь.

Проверьте себя: что ждёте в ответ на письмо? Если «Окей» или «Принято» — пишите. Если вам нужно что-то более развернутое — лучше обсудить лично, а результат зафиксировать в письме.

У темы священная миссия: она выделяет нормальный имейл среди шлака, помогает понять, о чем речь, и найти переписку спустя годы. Сожмите суть письма до одного предложения и напишите в тему.

Помните: надо держать темы в порядке. Если в каждом письме делать тему «Мир погибнет, если ты меня не откроешь» — рано или поздно это перестанет работать.

1. Поздоровайтесь.
2. Озвучьте проблему.
3. Чётко напишите, что нужно сделать, чтобы ее решить.
4. Разделите задачи и назначьте сроки.
5. Попросите обратной связи.

Здравствуйте. У нас есть проблема. Нам нужно её решить. Коля, сделай презентацию. Катя, назначь встречу. Отпишитесь, что получили и всё поняли.

Делайте заголовки, списки, ссылки с якорями и курсивы. Выделяйте жирным сроки и имя человека, к которому обращаетесь. Особенно если в письме больше двух абзацев.

Тут как и с любым текстом: чем больше он выглядит как полотно, тем меньше в нём хочется разбираться и тем больше будет людей, которые «А, что, я ничего не видел».

Перед вами письмо на 10 абзацев, а нужно ответить только на один. Ваши действия? Скопируйте кусок письма, на который хотите ответить, вставьте в свое письмо курсивом, и начните так: «По этому пункту: …»
Если ответить нужно на три абзаца, повторите три раза.

Если в переписке больше пяти писем, переведите разговор в другое место: назначьте встречу, устройте созвон, создайте чат. Что угодно, лишь бы спасти рассудок и почтовый ящик.

Если в переписке несколько человек, и они из разных команд/отделов, стоит их друг другу представить и сказать, кто за что отвечает. Да и сами лучше сконцентрируетесь на задаче.

Это Валера, наш дизайнер интерфейсов. А это Галя, наш менеджер. Она ненавидит Валеру, потому что раньше Галя обедала с Егором, нашим верстальщиком, но теперь Егор предпочитает обедать с Валерой. А это Лиза, она ведёт блог про сплетни на работе.

Почта — для вечного. Если бы Моисей жил сейчас, он бы получил 10 заповедей по почте. Представьте себе это письмо с пометкой «Срочно». Зачем? Что есть «срочно»? Нормальный человек открывает почту два раза в день. Если вы отправите «срочное» письмо в 6 вечера, а получатель увидит его в 6 утра, оно теряет смысл. Можно не открывать.

Если вам нужно переслать письмо, будьте зайкой, вкратце перескажите его содержание. Человек, который его получит, обязательно подумает: «Ну что за зайка это переслал».

Больше про боли агентских коллег — на первой в мире второй digital-конференции «Коллеги в интернетах».

5 декабря обсудим новые стандарты в диджитале, проблемы, инсайтики, тренды и креатив — все будет в онлайне, подключиться можно из любой точки Земли.

Спикеров пока держим в секрете, но билеты, как и всё хорошее, стремительно дорожают.

Представьте: вам нужно вспомнить номер задачи, а для этого придется переслушать 10-минутное аудио. Среди аудиосообщений никогда не найти нужную информацию.
Если без аудио никак, напишите в паре слов, о чем оно.

Не злоупотребляйте доверием и уведомлениями людей, которые вас еще не замьютили. Если поток сознания уже вылился, резюмируйте его одним сообщением.

Reply есть почти во всех мессенджерах — используйте его всегда, особенно в групповых чатах. Будете как нить Ариадны среди тысячи непрочитанных сообщений.

Право на внезапный звонок есть только у мамы, жены/мужа, детей и героев фильмов ужасов. Предупредите, что позвоните: так больше шансов, что у собеседника будет включен звук на телефоне. Если предупредили, а коллега не прочел, наберите его: так можно.

Мы знаем, что и вас это бесит — когда кто-то висит в онлайне, но не отвечает на сообщение больше суток. Если вам некогда, напишите: «сообщение увидел, отвечу позже».

Да, эти правила не работают. Лучше всего спрашивать собеседника прямо: тебе ок, если я запишу аудио? Тебе ок, если я позвоню? Тебе удобно, если я буду присылать разом по десять аудиосообщений по 15 секунд каждое, а потом звонить без повода посреди ночи?

Правила хорошего тона в видеовстречах

Во-первых, это мотивирует причесаться и поменять футболку. Во-вторых, это помогает другим участникам конференции разобраться, кто и что говорит.

Когда в конференции участвуют больше пяти человек, фоновые звуки превращаются в отличное техно и отвлекают от разговора. Если вы закончили говорить, выключите микрофон на время и слушайте других.

Им тяжелее всего, потому что они еще не знают, кто есть кто, какие процессы и что вообще происходит. Если в конференции участвуют новички, хотя бы спросите, как у них дела, и напомните, кто вы.

А это наш генеральный директор. Коленька, ты плачешь или вспотел?

Невозможно понять, о чем речь, когда один участник перебивает другого, а у вас притормаживает интернет. Это кто-то из вас сказал «полный фэйл» или мы наконец-то слышим голос разума?

Это не только покажет, что вы примерный мальчик/девочка, но и позволит держать нить беседы хотя бы пять минут.

Если демонстрируете экран. Иначе ваши вкладки с мультиками и картинки с котиками кто-то обязательно увидит и захочет обсудить.

— Давайте посмотрим макет.
— ОГО, ЭТО ЧТО, НОВАЯ СЕРИЯ РИКА И МОРТИ?!

Как показывают наши комнатные исследования, фон не влияет на продуктивность встречи, но хорошо разряжает атмосферу. Только имейте в виду: коврами и подъездами уже никого не удивить.

БОНУС: где еще прокачаться в цифровом этикете

✋ Книга «Новые правила деловой переписки» + TG-канал «Деловая переписка» — раскладывают реальные примеры из рабочих писем.

✋ Книга «Цифровой этикет. Как не бесить друг друга в интернете» + TG-канал «Цифровой этикет» — тут есть полезные советы по больному: например, как напомнить человеку, что вы ждете фидбэк.

✋ Наш TG-канал с этикетными карточками, которые удобно шерить по друллегам: кроме рабочего, рассказывали, как постить сториз и вести прямые эфиры.

✋ Подкаст «Извини, что голосовым» — есть выпуски о том, как вести себя по законам стаи в твиттере, не обидеть правками в гугл-доке, реагировать на фейки и открыточки в WhatsApp.

Через неделю дадим самап по классным исследованиям из диджитала, которые вы могли пропустить, и расскажем про новые фичи соцсетей. Стэй тьюнд!

Ты всегда можешь отписаться здесь.
Но помни: каждый раз, когда ты об этом думаешь, в мире грустит одна редакция.

2020 © ООО «СЕТТЕРС»