Четыре принципа, чтобы все систематизировать

Ребята, привет! ✋

Турбулентные времена влияют на всех и любые реакции — нормальны. На проектах новая повестка тоже сказывается, поэтому мы быстро все адаптируем.

В такие периоды важно наладить менеджмент — не только для того, чтобы проект в принципе функционировал, но и чтобы у команды и клиента было ощущение, что хотя бы здесь есть островок спокойствия.

В этом письме расскажу про четыре принципа, которые помогают мне систематизировать хаос и держать все проекты под контролем.

#1. Декомпозируйте

Вспомните, как большие задачи фрустрируют и пугают масштабом — не знаешь, с какой стороны к ним подступиться, прокрастинируешь и чем ближе дедлайн, тем сильнее тревожность. Как с этим справиться? Разбивать неповоротливую задачу на мелкие блоки, подзадачи и элементы.

Представим, что вы запускаете рекламную кампанию ВКонтакте. Вот как эту задачу можно декомпозировать:

1. Обсуждаем бриф и вводные с клиентом
2. Ставим задачу медиапланеру, чтобы рассчитать стратегию продвижения
3. Готовим и согласовываем медиаплан
4. Пишем и согласовываем с клиентом тексты для рекламных объявлений
5. Готовим и согласовываем вижуалы для объявлений
6. Заводим бюджет в рекламный кабинет
7. Тестируем кампанию на небольшой части, чтобы понять, какие объявления, форматы или плейсменты дают лучшие целевые показатели
8. Проводим рекламную кампанию и по ходу оптимизируем
9. По итогам готовим отчет и рекомендации

Чем больше элементов из одной задачи выделите, тем понятнее, что конкретно нужно сделать и в какие сроки, каких специалистов на каком этапе подключать — так меньше шансов что-то упустить, забыть или не успеть. В общем, спокойнее всем: и клиенту, и команде, и вам.

#2. Обновляйте статусы каждый день

Есть множество таск-трекеров, досок и приложений — ничего не имею против них, но я за то, чтобы инструмент действительно работал, а не был красивой фичей ради фичи или автоматизацией ради автоматизации. Начните с понятного и надежного тула — таблиц в Excel или Google Docs.

Подход простой — внесите все задачи в столбцы таблицы примерно по такой логике:

• проект: фитнес-батончики «К лету»
• задача: брендинг
• подзадача: разработать варианты упаковки
• ответственный: дизайнер Сёма
• текущий статус: Сёма собирает референсы для дизайн-концепций
• следующие шаги: презентовать клиенту заходы и приемы, чтобы дальше уйти в детальную проработку
• дедлайн: 1 мая

Если каждый день обновлять таблицу, шансов что-то упустить или потерять практически нет. Часть таблицы по конкретному проекту можете показывать клиенту на регулярных статусных созвонах — так он будет в курсе, на каком этапе вы сейчас, что будет дальше и что получится в итоге. Вы все контролируете и управляете ожиданиями, а заказчик спокоен.

#3. Самапьте

Нет такого звонка и встречи с клиентом или командой, после которого не нужно подготовить самап — некоторые называют их саммари, минутками или meeting report. Ваш самап должен быть таким, чтобы после прочтения каждый знал основные договоренности, следующие шаги и сроки. Иначе получится так, что каждая сторона поймет все по-своему, а часть важных идей или вводных потеряется — и все будут недовольны.

#4. Не бойтесь просить помощи

Нет ничего стыдного в том, чтобы рассказать о сложности коллеге или руководителю. Главное — вовремя понять, что что-то вот-вот пойдет не так, и не ждать, что «оно там как-то само разрулится». Профилактика всегда проще и эффективнее, чем решение последствий или антикризисный менеджмент. Помните, вокруг вас всегда есть люди с нужным опытом, скиллом и желанием помочь — обращайтесь к ним и активируйте их ресурс.

Больше о менеджменте в новых условиях говорим на онлайн-курсе ASAP.

Учим работать с брифом, бюджетами и клиентом, объясняем, как организовывать хаос и команду, решаем кейсы и даем много фидбэка. Новый поток стартует 16 мая.

А еще: каждому студенту курса мы даём промокод на карьерную консультацию с куратором сервиса «Эйч». Чтобы сразу пустить знания в дело.

А пока мы готовим новую рассылку (спойлер: про управление людьми в новой реальности), маякуйте в форме, о чем хотите почитать в следующих — завернем все в письма!

Ты всегда можешь отписаться здесь.
Но помни: каждый раз, когда ты об этом думаешь, в мире грустит одна редакция.

2022 © ООО «СЕТТЕРС»